Formats accessibles et aides à la communication
En vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), le Règlement de l’Ontario 191/11 intitulé Normes d’accessibilité intégrées (les « normes intégrées ») est entré en vigueur le 1er juillet 2011. Le règlement établit les normes d’accessibilité à l’emploi. Selon la définition employée dans le Règlement, Spicers est une «organisation assujettie » et doit donc se conformer aux exigences progressives en matière d’avancement professionnel qui entreront en vigueur le 16 janvier 2016.
Sur demande, Spicers fournira ou prendra les dispositions pour fournir des formats accessibles et des aides à la communication aux personnes handicapées en temps opportun et en tenant compte des besoins d’accessibilité des personnes en raison de leur handicap.
Spicers consultera la personne faisant la demande afin de déterminer la convenance du format accessible ou de l’aide à la communication.
Spicers avertira le public des formats accessibles et des aides à la communication.
Spicers a établi des procédures liées aux formats accessibles et aides à la communication aux personnes handicapées en plus de procédures d’avis pour le public à ce sujet.
Objectif
L’objectif du présent énoncé de politique et de procédure est de dicter comment Spicers veillera à assurer, en temps opportun, que le partage des renseignements et les méthodes de communication avec le public soient accessibles aux personnes handicapées de l’Ontario.
RESPONSABILITÉ
Le Service des ressources humaines est l’entité responsable de l’administration de cette politique. Il lui incombe de veiller à l’application de cette politique et de faire en sorte que l’entreprise se conforme à la loi et offre un environnement qui soit le plus accessible possible, ce qui signifie le droit ou la possibilité d’accéder ou de contribuer aux systèmes et services d’information et de communications de l’entreprise ou de les utiliser.
Les directeurs et superviseurs ont la responsabilité de voir à ce que les employés respectent les lignes directrices dictées par la politique.
Le Service des ressources humaines est tenu de veiller à ce que les employés reçoivent une formation sur les règlements et normes d’accessibilité conformément à la LAPHO, du Code des droits de la personne et de toutes les politiques, pratiques et procédures connexes.
Les employés, bénévoles, entrepreneurs et sous-traitants ou toute autre personne agissant au nom de Spicers, ainsi que les personnes participant à la création des politiques de Spicers, sont responsables de respecter les engagements pris dans le cadre de cette politique.
DÉFINITIONS
Les« formats accessibles » peuvent inclure, sans s’y limiter, les gros caractères, les formats audio et électroniques enregistrés, le braille et les autres formats destinés aux personnes handicapées.
« Information et communications accessibles » signifie de tenir compte de l’accessibilité sur tous les plans au moment de planifier l’information et les communications, et de donner aux personnes le temps nécessaire pour comprendre l’information donnée et y répondre.
« Accommodement » signifie les dispositions spéciales prises ou l’aide apportée pour que les personnes handicapées puissent prendre part aux activités offertes aux personnes non handicapées. Un accommodement peut varier en fonction des besoins uniques d’une personne.
Les« aides à la communication » peuvent inclure, sans s’y limiter, l’ajout de sous-titres, les communications alternatives et augmentatives, un langage clair, le langage des signes et d’autres aides qui facilitent la communication efficace.
« Intégration » signifie que le service est offert d’une manière permettant à la personne de bénéficier de services équivalents, au même endroit et de la même manière ou d’une manière semblable que pour les autres personnes, sauf si une mesure de rechange est nécessaire pour que la personne puisse accéder aux biens ou aux services.
Procédures
Spicers peut fournir sa liste de prix en gros caractères. La taille des caractères et la police sont choisies en fonction des besoins du client.
Spicers fournira des services d’aide spéciaux, comme un interprète gestuel, si on lui en fait la demande suffisamment à l’avance.
Spicers reconnaît que les personnes handicapées ont le droit d’utiliser d’autres méthodes pour accéder à l’information ou aux services et s’efforcera de fournir des services dans un autre format sur demande. Ainsi, Spicers a préparé une procédure et un formulaire permettant aux clients de demander des formats accessibles et des aides à la communication qui répondent à leurs besoins.
La procédure est la suivante :
- On peut demander un format accessible en remplissant un formulaire de demande de format accessible ou d’aide à la communication.
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Le formulaire sera disponible sur le site Web de l’entreprise et peut être envoyé par la poste.
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On peut transmettre ce formulaire par courriel, par télécopieur et par courrier.
Le Service des ressources humaines doit s’assurer que ces demandes soient traitées en temps opportun et que la réponse corresponde aux besoins du demandeur.
Dans certains cas, il est possible que l’information ou les communications soient considérées comme impossibles à convertir. Cela peut comprendre, sans s’y limiter, les étiquettes de produits et toute information qui n’est pas directement sous le contrôle de notre entreprise.
FRAIS LIÉS À L’OBTENTION DE L’INFORMATION DANS UN FORMAT ACCESSIBLE
Spicers ne facturera aucuns frais supplémentaires pour l’information fournie dans un format accessible au-delà des frais normaux facturés aux personnes non handicapées.